Versão
Três cópias do mesmo ficheiro.
O dado correto passa a ser uma dúvida.
Além da folha de cálculo
O mesmo negócio.
Outro dia de trabalho.
Os mesmos pedidos, os mesmos orçamentos, as mesmas reuniões. Arraste a separação para ver o que muda quando a informação está ligada.
Explore o nosso espaço de gestão de demonstração. Abrir o painel
acompanhamento_final_v7.xlsxModificado por…?
ABCD
1ClienteMontanteEstadoResponsável
2Atelier Martin2 400 €Para seguimentoLouise
3Atelier Martin2 800 €Pago?Nicolas
4Maison Rivière#REF!em curso
5Studio Alba1 800 €a verificarLouise
6TOTAL#N/D
Acompanhamento de clientes Cópia (2)Arquivo_final
A TRANSIÇÃO
Clientes, conversas, orçamentos e agenda, no mesmo sítio.
Os seus ficheiros e os seus emails. Depois, um processo que os reúne.
E Kap, para preparar o passo seguinte a partir desse contexto.
acompanhamento_clientes_v7_FINAL(2).xlsx[Modo de Compatibilidade]Sophie D. · modificado há 3 semanas · 4 cópias em circulação
Calibri11NIS≡≣≡Geral%,00Formatação CondicionalOrdenar e Filtrar
C6fx=PROCV(A6;'Cópia (2)'!A:D;3;FALSO)
| A | B | C | D | E | F | N | O | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cliente | Montante | Data | Estado | Seguimento | Notas | ||
| 2 | Girbal Peinture | 4 200 | 12/03 | pago | ||||
| 3 | NTD Nettoyage | 2 850,00 € | 2024-03-18 | Pendente | ver com o JM | |||
| 4 | Castet | #REF! | 18 de março | sim | tel. 06… | |||
| 5 | Alconform | 1900 | 21/03/24 | em curso | SIM | orçamento v3? | ||
| 6 | Castet | 1 400 | 18/03 | contactado | 2 | duplicado L4 | ||
| 7 | L'Appartement | #N/D | ??? | |||||
| 8 | BLM Consult | 3100 | março | pago | ||||
| 9 | ||||||||
| 10 | Marina T. | 980 | 03/04 | pago | fatura perdida | |||
| 11 | Bohème Prod | 5 400 | 07/04 | Em Espera | 1 | |||
| 12 | TOTAL | #VALOR! | =SOMA(B2:B11) | |||||
| 13 | (colunas G a M ocultas) | |||||||
| 14 | ||||||||
Folha1Folha2CópiaCópia (2)nao_mexer2023 (antigo)+
ProntoMédia: #DIV/0!Contagem: 47Partilhado: 3 alterações não integradas100 %
Deslize o ecrã para explorar a maqueta. Experimentar a demonstração interativa
Caixa de entrada · contexto disperso
RE: orçamento · «A versão mais recente segue em anexo.»
Reunião · «Afinal, é melhor quinta de manhã.»
ENC: plano · «Podes reenviá-lo à equipa?»
O cockpit está a carregar. Explorar a demonstração.
Explore os processos e os documentos associados.
Início · Clientes · Orçamentos · Finanças · AgendaO cockpit está a carregar. Explorar a demonstração.
Abra Kap para fazer o ponto da situação e preparar um lembrete.
Revê-se nisto?
O problema começa
entre as células.
Transmissão
As regras estão na cabeça de alguém.
A continuidade depende de uma pessoa.
Fiabilidade
Alterações difíceis de rastrear.
Os erros detetam-se tarde demais.
Tempo
Números a reconstruir todos os meses.
A gestão fica à espera da nova introdução de dados.
O caminho para uma ferramenta partilhada
Cinco etapas.
Uma transição clara.
Explore cada etapa para perceber o que muda e o que recebe.
Mapear antes de substituir.
Partimos do trabalho diário: quem introduz o quê, quem valida, onde se corrige, que exceções fazem descarrilar o procedimento.
ResultadoO mapa das regras e dos pontos de atrito.
01Observar as regras reais
02Dar um lugar aos dados
03Construir o primeiro âmbito
04Recuperar o histórico
05Abrir progressivamente
Um dado. Uma definição comum.
Clientes, processos, produtos, intervenções: a informação tem um nome, uma relação e um responsável. Os duplicados tornam-se visíveis.
ResultadoUm modelo de dados compreensível para a sua equipa.
✓Observar as regras reais
02Dar um lugar aos dados
03Construir o primeiro âmbito
04Recuperar o histórico
05Abrir progressivamente
Começar onde o dia de trabalho muda.
Um percurso coerente torna-se utilizável e testável. As pessoas que vão trabalhar com a ferramenta participam no feedback.
ResultadoUm primeiro circuito de trabalho, do início ao fim.
✓Observar as regras reais
✓Dar um lugar aos dados
03Construir o primeiro âmbito
04Recuperar o histórico
05Abrir progressivamente
Migrar e depois verificar.
Os dados úteis são recuperados. Os totais, as reconciliações e os casos particulares são controlados antes da abertura.
ResultadoUm histórico recuperado e controlos documentados.
✓Observar as regras reais
✓Dar um lugar aos dados
✓Construir o primeiro âmbito
04Recuperar o histórico
05Abrir progressivamente
Fazer a transição, em conjunto.
A equipa recebe formação, os acessos são abertos e o ficheiro passa a só de leitura. Um período de transição permite consolidar os novos hábitos.
ResultadoA equipa formada, uma ferramenta utilizável e o ficheiro antigo guardado em arquivo.
✓Observar as regras reais
✓Dar um lugar aos dados
✓Construir o primeiro âmbito
✓Recuperar o histórico
05Abrir progressivamente
O que muda no dia a dia
O mesmo negócio.
Outra forma
de trabalhar.
As regras e os dados saem do ficheiro e passam a ser uma ferramenta que a equipa pode realmente partilhar.
HojeCom a sua ferramenta
Um cliente em vários ficheiros
Uma ficha de cliente partilhada
Regras transmitidas de boca em boca
Etapas e permissões explícitas
Alterações sem histórico
Ações datadas e atribuídas
Relatórios a reconstruir
Vistas e exportações sobre os dados
Orçamento por projeto
Um orçamento ligado
ao trabalho a realizar.
6000 a 12 000 € + IVA
Referência indicativa para um primeiro âmbito de gestão. O orçamento pode ultrapassar este intervalo consoante os módulos, os dados e as ligações.
O orçamento depende dos percursos a construir, dos dados a recuperar e das ligações necessárias. Separamos o primeiro âmbito, as evoluções possíveis e os custos de funcionamento.
Fale-nos do seu projetoRubricas a detalhar no orçamento
01
Levantar as regras reais, incluindo os casos particulares tratados à mão.
02
Recuperar o histórico com um controlo de coerência.
03
Abrir progressivamente, mantendo o ficheiro em modo de leitura durante a transição.
Um pedido.
Todo o fio do seu processo.
O valor de uma ferramenta vê-se nas passagens entre duas tarefas. Explore o que acontece ao email, ao orçamento e à reunião.
Processo · Exemplo
Um pedido encontra o seu lugar.
Email recebidoNecessidade e contactos identificadosAssociado
ProcessoConversa associada ao clienteAssociado
Próximo passoInformação a completarA acompanhar
Processo · Exemplo
A informação acompanha o trabalho.
ClienteContactos recuperadosAssociado
OrçamentoServiços a verificarA acompanhar
DocumentosDocumentos no mesmo sítioAssociado
Processo · Exemplo
O próximo passo torna-se visível.
IntervençãoHorário por confirmarA acompanhar
EquipaResponsável identificadoAssociado
AgendaLembrete associado ao processoAssociado
Exemplo de percurso possível, a adaptar às regras e às ferramentas do seu negócio.
Veja a diferença
Do ficheiro disperso
ao agente ligado.
Explore o pequeno software de gestão da receção: clientes, orçamentos, finanças, agenda e Kap num mesmo ambiente de demonstração.
Explorar a demonstraçãoAs suas ferramentas. Um único ponto de ligação.
Zapier
Microsoft Excel
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HubSpot
Salesforce
Pipedrive
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Google Drive
Dropbox
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WooCommerce
QuickBooks
Brevo
Mailchimp
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AsanaProjeto · Parenthèse, spa urbano
Parenthèse: descobrir o espaço
antes de lá ir.
Descubra o site público do Parenthèse, concebido em torno do espaço e dos tratamentos. Os ecrãs de gestão desta página ilustram utilizações possíveis; não são capturas de ecrã do software deste cliente.
A pré-visualização mostra o site público do spa.
Descobrir o site
O próximo passo começa com uma conversa
Partamos de um processo
que conhece bem.
Um orçamento, um pedido recebido por email ou a organização da semana: vejamos em conjunto as etapas a simplificar.
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