Exemple type
Alléger le travail administratif répétitif avec l'IA
Les documents sont lus, classés et rapprochés. Les relances sont préparées. Les exceptions sont signalées au responsable.
Cette fiche décrit une situation courante et la façon dont nous proposons de la traiter. Ce n'est pas le récit d'une mission menée chez un client.
La situation de départ
Ressaisir une facture, réclamer une pièce manquante, classer un document, vérifier qu'un bon de commande correspond au devis : des heures de travail, sans valeur ajoutée, où l'erreur se glisse par fatigue.
Ces tâches reposent sur une ou deux personnes. En période chargée, le retard s'accumule.
Ce que nous mettons en place
Un agent lit les documents entrants, en extrait les informations utiles, les rapproche de ce qui est attendu et prépare la suite : classement, relance, saisie proposée. Ce qui sort de la règle est signalé à une personne.
- Choix d'un seul flux pour commencer, avec ses règles et ses exceptions
- Prototype sur des documents réels
- Tests, avec contrôle systématique au début
- Mise en service, puis contrôle par échantillon
Qui valide
Le responsable administratif traite les exceptions et contrôle un échantillon des dossiers traités. Les écritures qui engagent l'entreprise sont confirmées par une personne.
Ce que vous préparez de votre côté
- Un flux bien délimité, avec ses règles écrites
- Des exemples de documents, exceptions comprises
- L'accès aux logiciels concernés
Ce que le système ne fait pas
- Il ne valide pas un paiement
- Il ne remplace pas le contrôle comptable
- Il ne traite pas un document illisible : il le signale
Ces limites sont des réglages. La relecture par une personne de votre équipe les vérifie.
Questions fréquentes
Quelle différence avec un logiciel de lecture automatique de documents ?
Un agent ne se limite pas à lire : il rapproche, prépare la suite et signale ce qui sort de la règle. Quand un logiciel classique suffit, nous le disons.
Par quel flux commencer ?
Par un flux fréquent, aux règles stables, où une erreur se voit et se corrige facilement. Le diagnostic sert à le choisir.
Autres cas d'usage
- Tous métiers
Recherche documentaire interne
La réponse existe, dans un contrat, une procédure ou un ancien email. Un assistant la retrouve et cite sa source.
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Comptes rendus de réunion
Décisions, actions et responsables mis en forme après chaque réunion, relus par l'animateur avant diffusion.
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Traitement des demandes entrantes
Demandes triées, dossier retrouvé, réponse préparée avec ses sources. Rien ne part sans relecture.
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Parlons de votre projet
Décrivez votre situation en quelques lignes. Nous revenons vers vous par email pour convenir d'un échange.
Ce qui se passe ensuite
- Nous lisons votre demande et nous vous répondons par email.
- Un premier échange, pour comprendre votre activité et ce qui vous prend du temps.
- Une proposition écrite : diagnostic, déploiement ou formation, selon votre situation.