Exemple type
Retrouver une information dans les documents de l'entreprise avec l'IA
Un assistant relié à vos documents répond aux questions posées en français courant, et montre le passage d'où vient sa réponse.
Cette fiche décrit une situation courante et la façon dont nous proposons de la traiter. Ce n'est pas le récit d'une mission menée chez un client.
La situation de départ
La réponse existe quelque part : dans un contrat, une procédure, une note de service, un ancien email. Pour la trouver, on ouvre trois dossiers, on essaie quelques mots dans la recherche, puis on demande à un collègue.
Ce collègue est toujours le même. Il connaît l'historique, et il passe une partie de sa journée à répondre aux autres. Quand il est absent, la réponse attend.
Ce que nous mettons en place
Un assistant est relié à une sélection de vos documents. On lui pose la question comme à un collègue. Il répond et indique le document et le passage sur lesquels il s'appuie.
- Choix des documents de référence, avec le responsable de chaque domaine
- Tri : ce qui est à jour, ce qui est périmé, ce qui ne doit pas être lu
- Réglage des accès par rôle, testés avant la mise en service
- Tests sur des questions réelles, avec les personnes qui connaissent les réponses
- Prise en main par les équipes, et règle simple : on lit la source
Qui valide
La personne qui pose la question lit le passage cité avant de s'en servir. Pour une réponse qui engage l'entreprise, elle ouvre le document.
Ce que vous préparez de votre côté
- Les documents de référence, à jour, dans un emplacement identifié
- Un responsable par domaine, qui dit ce qui fait foi
- Les règles d'accès : qui peut lire quoi
Ce que le système ne fait pas
- Il est réglé pour ne répondre qu'à partir des documents qu'on lui a confiés
- Il ne remplace pas la mise à jour des documents : une procédure périmée donne une réponse périmée
- Il ne tranche pas quand deux documents se contredisent : il est réglé pour le signaler
Ces limites sont des réglages. La relecture par une personne de votre équipe les vérifie.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il inventer une réponse ?
Une IA peut se tromper. C'est pourquoi l'assistant est réglé pour citer le passage sur lequel il s'appuie, et pour dire quand il ne trouve rien. La règle d'usage est de lire la source.
Tous les salariés voient-ils tous les documents ?
Non. Les accès sont réglés par rôle et testés avant la mise en service, pour qu'une personne n'obtienne pas de réponse tirée d'un document qui ne lui est pas ouvert.
Faut-il ranger tous nos documents avant de commencer ?
Non. On commence par un domaine, avec des documents à jour et un responsable identifié. Le reste vient ensuite.
Autres cas d'usage
- Tous métiers
Comptes rendus de réunion
Décisions, actions et responsables mis en forme après chaque réunion, relus par l'animateur avant diffusion.
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Traitement des demandes entrantes
Demandes triées, dossier retrouvé, réponse préparée avec ses sources. Rien ne part sans relecture.
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Automatisation administrative
Documents lus, classés et rapprochés, relances préparées, exceptions signalées.
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Parlons de votre projet
Décrivez votre situation en quelques lignes. Nous revenons vers vous par email pour convenir d'un échange.
Ce qui se passe ensuite
- Nous lisons votre demande et nous vous répondons par email.
- Un premier échange, pour comprendre votre activité et ce qui vous prend du temps.
- Une proposition écrite : diagnostic, déploiement ou formation, selon votre situation.