Exemple type
Traiter avec l'IA les demandes qui arrivent par email
La demande est triée, le dossier est retrouvé, et une réponse est préparée avec ses sources. Un membre de l'équipe relit et envoie.
Cette fiche décrit une situation courante et la façon dont nous proposons de la traiter. Ce n'est pas le récit d'une mission menée chez un client.
La situation de départ
Les mêmes questions arrivent chaque semaine dans une boîte partagée. Chacune demande de retrouver le dossier, de vérifier une information et de rédiger une réponse.
Les demandes simples prennent la place des demandes complexes. Certaines attendent, d'autres sont traitées deux fois.
Ce que nous mettons en place
Un agent lit chaque demande, la classe, retrouve le dossier et les documents utiles, puis prépare une réponse. La personne chargée du dossier relit, corrige si besoin et envoie.
- Inventaire des types de demandes et des réponses attendues
- Choix des sources que l'agent peut lire
- Prototype, puis tests sur des demandes réelles
- Mise en service dans la messagerie, avec relecture avant envoi
Qui valide
Un membre de l'équipe relit chaque réponse et l'envoie. Rien ne part seul.
Ce que vous préparez de votre côté
- Des exemples de demandes et de bonnes réponses
- Les documents qui font foi : conditions, contrats, procédures
- Un responsable qui décide des cas à ne pas traiter par l'agent
Ce que le système ne fait pas
- Il n'est pas chargé des réclamations sensibles : elles sont orientées vers une personne
- Il n'est pas chargé de prendre des engagements au nom de l'entreprise
- Il est réglé pour le dire quand l'information lui manque, plutôt que de répondre
Ces limites sont des réglages. La relecture par une personne de votre équipe les vérifie.
Questions fréquentes
Les clients savent-ils que la réponse a été préparée par une IA ?
La réponse est relue et envoyée par une personne de votre équipe, qui en répond. La façon d'en informer vos clients se décide avec vous, selon vos usages et vos obligations.
Que fait l'agent d'une demande qu'il ne comprend pas ?
Il la transmet à une personne, sans préparer de réponse. Les cas à ne pas traiter sont listés au cadrage.
Autres cas d'usage
- Tous métiers
Recherche documentaire interne
La réponse existe, dans un contrat, une procédure ou un ancien email. Un assistant la retrouve et cite sa source.
Lire la fiche - Tous métiers
Comptes rendus de réunion
Décisions, actions et responsables mis en forme après chaque réunion, relus par l'animateur avant diffusion.
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Automatisation administrative
Documents lus, classés et rapprochés, relances préparées, exceptions signalées.
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Parlons de votre projet
Décrivez votre situation en quelques lignes. Nous revenons vers vous par email pour convenir d'un échange.
Ce qui se passe ensuite
- Nous lisons votre demande et nous vous répondons par email.
- Un premier échange, pour comprendre votre activité et ce qui vous prend du temps.
- Une proposition écrite : diagnostic, déploiement ou formation, selon votre situation.