Exemple type
Répondre aux demandes de groupes et de séminaires avec l'IA
La demande est résumée en une fiche, une proposition est préparée à partir de vos modèles et de vos conditions, et les relances sont suivies. Le commercial valide.
Cette fiche décrit une situation courante et la façon dont nous proposons de la traiter. Ce n'est pas le récit d'une mission menée chez un client.
La situation de départ
Une demande de séminaire arrive par email, souvent incomplète : dates approximatives, effectif à confirmer, besoins en salles et en restauration décrits en vrac.
Y répondre demande de reformuler, de vérifier, puis de rédiger une proposition. Pendant ce temps, le client écrit à d'autres établissements.
Ce que nous mettons en place
Un assistant lit la demande et la résume : dates, effectif, salles, restauration, hébergement, points à préciser. Il prépare ensuite la proposition à partir de vos modèles. Les disponibilités et les prix sont renseignés par le commercial, à partir de vos systèmes.
- Modèle de fiche de demande et modèles de proposition
- Liste des questions à poser quand la demande est incomplète
- Tests sur des demandes déjà reçues
- Mise en service, avec suivi des propositions sans réponse
Qui valide
Le commercial vérifie la fiche, renseigne disponibilités et prix, relit la proposition et l'envoie.
Ce que vous préparez de votre côté
- Vos modèles de proposition et vos conditions de vente
- La description à jour de vos salles et de vos prestations
- Une personne chargée de valider chaque envoi
Ce que le système ne fait pas
- Il est réglé pour ne donner ni prix ni disponibilité de lui-même
- Il ne pose pas d'option dans votre logiciel hôtelier
- Il n'envoie rien : l'envoi reste fait par le commercial
Ces limites sont des réglages. La relecture par une personne de votre équipe les vérifie.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il calculer le prix d'un séminaire ?
Non. Les prix et les disponibilités viennent de vos systèmes et sont renseignés par le commercial. L'assistant prépare le texte et la mise en forme autour de ces éléments.
Est-ce utile pour un établissement qui reçoit peu de demandes ?
Oui, dans une forme simple : un commercial formé prépare la fiche et la proposition avec un assistant, sans connexion particulière. L'intérêt est de répondre plus tôt au client.
Autres cas d'usage
- Hôtellerie
Réponses aux avis clients
Un brouillon de réponse pour les avis courants, dans le ton de la maison, et une synthèse des thèmes qui reviennent.
Lire la fiche - Tous métiers
Recherche documentaire interne
La réponse existe, dans un contrat, une procédure ou un ancien email. Un assistant la retrouve et cite sa source.
Lire la fiche - Tous métiers
Comptes rendus de réunion
Décisions, actions et responsables mis en forme après chaque réunion, relus par l'animateur avant diffusion.
Lire la fiche
Parlons de votre projet
Décrivez votre situation en quelques lignes. Nous revenons vers vous par email pour convenir d'un échange.
Ce qui se passe ensuite
- Nous lisons votre demande et nous vous répondons par email.
- Un premier échange, pour comprendre votre activité et ce qui vous prend du temps.
- Une proposition écrite : diagnostic, déploiement ou formation, selon votre situation.